Sektori i Protokoll/Arshivës

Dega e Protokoll-Arkivës ndjek detyrat si më poshtë:

  1. Pranon, evidenton e shpërndan korrespondencën zyrtare që vjen në institucion si dhe kryen veprimet për nisjen e korrespondencës zyrtare në destinacionin përkatës.
  2. Çdo dokument, shkresë dhe akt që vjen në institucion, pasi regjistrohet në regjistrin e korespondencës i jepet Rektorit dhe, në mungese të tij, me porosi të posaçme të tij me shkrim, i jepet Zëvendësrektorit ose Kancelarit.
  3. Shpërndan dokumentet, shkresat apo aktet sipas përcaktimeve të Rektorit, tek strukturat përkatëse, kundrejt nënshkrimit.
  4. Korrespondenca që i drejtohet Rektorit me shënimin "personale" ose me emrin e tij, i dorëzohen atij kundrejt nënshkrimit. Kur ato trajtojnë probleme të veprimtarisë së institucionit dhe do të qëndrojnë pranë tij, Rektori i kalon në Protokoll-Arkiv. Dega pasi i evidenton në regjistrin e korrespondencës, ua shpërndan kundrejt nënshkrimit personave të ngakuar për ndjekje dhe zgjidhje të problemeve që ngrihen në to.
  5. Kur në dokumentet hyrëse konstatohen mungesa, mbahet procesverbal dhe njoftohet Rektori ose zëvendësi i tij si dhe dhe institucioni që i ka dërguar.
  6. Regjistron në regjistrin e korrespondencës çdo dokument, shkresë dhe akt tjetër që prodhohet në institucion për t'u dërguar jashtë tij, në çdo institucion, organ, subjekt fizik e juridik, qendror, lokal e rajonal, brenda e jashtë vendit. Pas kësaj, përgatit zarfet, mbyll në to dokumentet, shkruan sipas rregullave adresat, vulos zarfet dhe merr masat për nisjen e tyre në destinacion me mjetin apo personin e caktuar për këtë qëllim.
  7. Kontrollon e kërkon zbatimin e kërkesave që duhet të përmbushë një dokument: stemën e Republikës, shkrimin "Republika e Shqipërise", logon dhe emërtimin e institucionit, emërtimin e strukturës përkatëse, numrin e regjistrit të korrespondencës, shënimin "sekret" kur plotësohen kërkesat ligjore për këtë gjë, vendin e datën, përmbajtjen e lëndës, emrin dhe adresën e marrësit, emrin, mbiemrin dhe funksionin e Titullarit apo personit që nënshkruan dokumentin, firmën e tij dhe vulën. Kopja që mbahet në Sekretari-Arkiv përveç Titullarit, në anë majtas firmoset nga konceptuesi i shkresës dhe eprori i drejtpërdrejtë i tij. Kur është ngarkuar më shumë se një strukturë për ndjekjen e çështjes, shkresa konceptohet nga struktura e cila është renditur e para në shënimin e titullarit, në bashkëpunim me strtukturat e tjera, dhe tek kopja që mbahet në Sekretari-Arkiv firmoset nga konceptuesit e shkresës dhe eprorët e drejtpërdrejtë.
  8. Hap dosjet sipas pasqyrës emërtuese dhe gjatë gjithë vitit, vendos e sistemon në to dokumentet përkatëse.
  9. Plotëson kërkesat për shfrytëzimin operativ të dokumenteve, kundrejt firmës në librin e dorëzimit.
  10. Ruan e mirëmban dokumentet sipas Rregullores së Drejtorisë së Përgjithshme të Arkivave.
  11. Bën ekspertizën e vlerës së ruajtjes së dokumenteve dhe vepron sipas vendimeve të Komisionit të Ekspertizës i cili ngrihet me urdhër të Rektorit.
  12. Pas përfundimit të çështjes, merr në dorëzim nga strukturat e administratës qendrore dokumentet, të renditura sipas datave, duke vënë në aktin e fundit shenjën AA (akti në arkiv), numrin e dosjes, datën e përfundimit dhe nënshkrimin e zbatuesit.
  13. Në fund të vitit verifikon qënien fizike të dokumenteve të hyra, atyre të prodhuara nga administrata qendrore dhe gjendjen e pasqyron në proces verbal.
  14. Protokollon e administron çdo dokument tjetër të brendshëm si raporte, studime, relacione, proces verbale, plane pune etj. si të gjithë dokumentet e tjera.
  15. Nxjerr rregullisht evidencën e shkresave të hyra dhe të dala gjatë një muaji e ja paraqet Titullarit apo drejtuesit te sektorit si dhe degëve e sektorëve.
  16. Mban, ruan e administron vulën e Universitetit të Tiranës, në përputhje me aktet ligjore dhe nënligjore në fuqi, dhe e vendos atë vetëm pasi nënshkruan Rektori ose drejtuesit e tjere të autorizuar prej tij. Në rast dëmtimi të vulës, ajo asgjësohet me procesverbal, në prani e pas nënshkrimit të anëtarëve të Komisionit të caktuar me urdhër të Rektorit. Kur vula humbet, mbahet proces verbal nga i njëjti Komision dhe njoftohen zyrtarisht organet e Policisë së Shtetit. Ndalohet përdorimi i vulës në dokumente e shkresa që nuk kanë emërtim të saktë, që janë të palexueshme, që janë nënshkruar nga persona të paautorizuar e jokompetentë. Ajo mbahet detyrimisht në kasafortë metalike të siguruar; një kopje e çelësit të kasafortës e futur në zarf, ruhet në kasafortën e Rektorit. Kur mungon punonjësi i Protokoll-Arkivit, vula i dorëzohet vetëm personit që cakton Rektori dhe përdoret nga ai sipas rregullave të përshkruara në këtë Rregullore.
  17. Bën arkivimin e dokumenteve duke zbatuar me korrektësi rregullat e përcaktuara në Rregulloren e udhëzimet e Drejtorisë së Përgjithshme të Arkivave.
  18. Përcakton afatin e ruajtjes së dokumenteve sipas pasqyrës emërtuese, problemit, rëndësisë historiko-kombëtare etj.
  19. Verifikon cilësinë e sistemimit dhe ekspertizës së vlerave të ruajtjes së dokumenteve që do të dorëzohen në arkiv dhe bën rregullimin e mangësive të tyre.
  20. Përgatit për shqyrtim listat e veçimit për asgjësim të dokumenteve që kanë plotësuar afatin e ruajtjes, bën dorëzimin në Arkivin Qendror të Shtetit, të dokumenteve me rëndësi historiko-kombëtare të cilat kanë plotësuar kohën e qëndrimit pranë Arkivit të Rektoratit të Universitetit të Tiranës.
  21. Harton e plotëson mjetet e informacionit elektronik mbi dokumentacionin.
  22. Bën drejtimin metodiko-shkencor, ndjek e kontrollon zbatimin e akteve ligjore e nënligjore për protokoll-arkivin e fakulteteve e njësive të tjera vartëse të Universitetit.
  23. Në bashkëpunim me struktura e tjera harton pasqyrën emërtuese të hapjes së dosjeve, në bazë të kritereve arkivore dhe e paraqet për miratim tek Titullari.
  24. Harton inventarët e dosjeve duke i ndarë në vite, në të përhershme dhe të përkohshme, sipas strukturave përkatëse dhe rëndësisë së çështjes. Për dosjet e përkohshme përcakton afatin e ruajtjes dhe i propozon Komisionit përkatës për të vendosur.
  25. Hap e përgatit dosjen e fondit ku vendosen historiku i institucionit dhe i fondit arkivor, udhëzimi metodik i përpunimit të fondit dhe skema e përpunimit, lista e veçimit e akte te tjera të asgjësimit të dokumenteve, të hyrje-daljeve, të shfrytëzimit dhe gjendjes së materialeve në arkiv etj.
  26. Kujdeset për hartimin e listave të dokumenteve me afatet e ruajtjes e cila shqyrtohet e vendoset nga Komisioni i Ekspertizës dhe miratohet nga Rektori.
  27. Kontrollon çdo vit dosjet që kanë plotësuar afatet e ruajtjes dhe, pasi merr mendimin e strukturave përkatëse, përgatit listat e dokumenteve të veçuara për asgjësim.
  28. Kërkon që Protokoll-Arkivi të vendoset në mjedis të përshtatshëm që plotëson kushtet e ruajtjes së dokumenteve, të pajisur me mjete kundër zjarrit, të mbrojtur nga rrezet e diellit, pluhuri e dëmtues të tjerë, dyert e dritaret të jenë të siguruara me rrjetë metalike e brava automatike, të ketë dosje të veçanta kartoni dhe ato të vendosen në rafte sipas parametrave teknikë.
  29. Dokumentet me destinacion njësitë përbërëse të UT-së, brenda qytetit të Tiranës, dërgohen nga vetë shpërndarësi, duke marrë firmën e personit që i dorëzohen. Dokumentet me destinacion brenda qytetit të Tiranës për institucione të tjera, në varësi të llojit të dokumentit dhe rëndësisë që ai paraqet, dërgohen nga shpërndarësi ose nëpërmjet postës shqiptare, duke marrë firmën e personit që i dorëzohen. Dokumentacioni me destinacion jashtë qytetit të Tiranes dhe ato për jashtë shtetit, shpërndarësi i dorëzon në zyrën e postës ku kryhen veprimet e postës zyrtare.

 

Elida Balla 

Kryetare

E-mail: Kjo adresë emaili po mbrohet nga spambotet. Të duhet aktivizimi i JavaScript për me e pa.

Elda Demollari (Kelo)

Specialiste

E-mail: Kjo adresë emaili po mbrohet nga spambotet. Të duhet aktivizimi i JavaScript për me e pa.

Kontakte:

Tel: +355 42258447

Fax: +355 4 2223981

ABONOHUNI

Sigurohuni që nuk do humbisni asnjë event nga UNITIR duke u abonuar në letërnjoftimin tonë.

Na Kontaktoni

Për çdo informacion ose pyetje, na kontaktoni:

Na ndiqni

Ne jemi edhe në Facebook. Na ndiqni dhe mbetemi ne kontakt.

ADRESA

Rektorati,

Sheshi "Nënë Tereza" 

Kutia Postare Nr. 183

Tiranë, Shqipëri

Kreu Rreth nesh Organizimi Drejtoritë Drejtoria e Burimeve Njerëzore Sektori i Protokoll/Arshivës